世乱念良谋,家贫思贤妻。近几年向我们索要降本增效课程的企业多了起来。但许是因为主管培训的人员未能理解企业经营全局的原因,初步咨询时,企业描述的问题是五花八门的。有的是因为销售业绩增长停滞,有的是因为士气低落,有的是因为利润缩减,有的是因为协同不敏,有的是认为采购浪费......。
但很多时候,经过细致交流,企业会发现,他们最初描述的问题都只是症状,而不是病根。
根据我们的经验,以下问题需要逐一思考审视,才能确定解决方案。
头痛医头是一个选项,但有前提
企业出现的问题,是一个局部问题还是一个系统问题?
这是一个首先要确认的问题。如果是局部问题,当然局部解决最为高效省钱,但若是系统问题,则要系统地解决。
组织效率问题是最大的降本增效问题
华为首任人力资源部长陈珠芳先生曾分享过一个事例:
没建流程前,华为本来就有一个原则——首问负责制,但是后来搞了流程以后把这条丢了。结果出现一个事件:一个海外合同交付中涉及到一个组件,发去前线求助了24天,就是解决不了。于是我把首问负责制捡起来,一个环节一个环节的跟踪,24小时被我解决了。24天和24小时,当时是什么原因呢?掌握部件组建审批的人到海外出差了。
24天与24小时,组织效率天差地别。这里面既没有采购问题,也没有销售业绩问题,完完全全就是一个组织问题。组织问题所带来的成本,是解决采购浪费、解决销售能力提升等等具体措施所无法弥补的。
是流程问题,还是文化问题?
前述例子中,文章中没有提陈珠芳先生在解决了这个具体问题之后有没有后续行动。但我们认为,解决了这个具体问题是不够的。真正的领导者要追问为什么“掌握部件组建审批的人到海外出差了”这么一个具体事件就能够阻碍了组织效率:
1) 是因为流程不允许临时委托他人代管?
2) 是因为管理制度不允许临时委托他人代管?
3) 是因为需求是在具体当事人出差后出现,而流程无法保障需求人得知该当事人出差,或者虽然得知,但流程或制度不允许绕过障碍?
4) 是因为流程没有创造条件让当事人及时审批(比如互联网问题)?
5) 是因为具体当事人不放心委托他人代管?
6) 是因为具体当事人忘了处理?
前四个问题,属于流程或制度问题,需要通过组织手段予以解决,是显而易见的。后两个问题虽是具体个人的问题,但也属于文化问题,也要通过组织手段予以解决。如果不通过组织手段予以解决,就会增加重复出现的频率。
是技术问题,还是文化问题?
有时候,企业存在的问题真的就是浪费问题。但我们还是应当追问:
是大家对浪费视而不见?
还是没有能力解决?
第一个问题是文化问题。第二个是技术问题。分清了问题的性质,才好对症下药。
文化问题需要通过组织手段解决,从组织生态角度思考解决方案。如果是纯能力问题,则进行能力提升即可。
结语
无论是哪个方面的效率问题,都要首先判断是组织问题造成的,还是技术问题造成的。组织的问题,要看是局部的流程的问题,还是局部的制度的问题,还是总体的组织生态问题。